Quittance de loyer : notre dossier complet

La quittance de loyer est un document important qui atteste du parfait paiement du loyer et des charges. Sur simple demande du locataire, le bailleur doit la lui remettre gratuitement. Comment établir une quittance de loyer ? Comment l’adresser à son locataire ? Pourquoi déléguer cette mission à un professionnel ? Toutes nos réponses dans notre guide complet de la quittance de loyer. 

Qu’est-ce qu’une quittance de loyer ? 

Donner quittance signifie attester le bon paiement d’une créance. En remettant une quittance de loyer à son locataire, le bailleur confirme avoir reçu le paiement total du loyer et des charges, dus pour une période donnée. 

L’article 21 de la loi n°89-462 du 6 juillet 1989 prévoit l’obligation de fournir une quittance par le bailleur à la demande du locataire. Elle s’impose pour les locations meublées comme pour les locations nues, pour l’ensemble des baux (résidence principale ou baux spécifiques comme le bail étudiant ou le bail mobilité). 

Attention, la quittance de loyer est donc différente de l’avis d’échéance ! Ce dernier constitue un appel à payer le loyer et intervient avant le versement. 

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Quel est le rôle de la quittance ? 

Le locataire a l’obligation de payer son loyer ! La quittance est la preuve qu’il a rempli cette obligation pour une période donnée. 

Le locataire peut prouver le versement d’une somme à son propriétaire par ses relevés de comptes bancaires. Toutefois, la date d’un virement ou l’encaissement d’un chèque ne prouve pas nécessairement l’objet du paiement. 

La quittance permet donc de certifier que le loyer et les charges dus pour telle période ont bien été versés. Cette période peut être mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle. 

C’est un document utile dans plusieurs situations : 

• Au moment de changer de logement, le nouveau propriétaire peut réclamer les quittances des 3 derniers mois.  
• Certaines administrations publiques peuvent demander une quittance de loyer, pour établir le versement d’allocations ou d’aides. 
• Il peut servir de justificatif de domicile. 

Le bailleur peut également fournir une attestation de paiement de loyer. Il s’agit d’une lettre simple qui fait état de la situation comptable d’un locataire vis-à-vis d’un logement. Moins précis que les quittances, ce document certifie que le locataire est à jour dans ses paiements. 

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Comment établir une quittance de loyer ? 

Le bailleur a l’obligation de remettre une quittance de loyer à la demande du locataire. Il n’est donc pas contraint d'éditer un tel document automatiquement à chaque période de versement, le plus souvent mensuel. 

La transmission d’une quittance est gratuite pour le locataire. Aucun frais de gestion ne peut être facturé au locataire pour un avis d’échéance ou une quittance de loyer. Cela concerne les baux gérés directement par le propriétaire ou géré par l'intermédiaire d'un mandataire. 

Faire une quittance de loyer est libre dans la forme. Le bailleur peut donc l’établir sur tout format, y compris manuscrit : quittance de loyer en ligne, à télécharger et à imprimer ou quittance sur un ordinateur au format Word, Excel ou pdf, ou encore carnet de quittances disponible dans le commerce. Du plus moderne au plus classique, il existe mille et une façons de faire une quittance. L’essentiel est de s’assurer que la quittance répond parfaitement à la réglementation en vigueur. 

Le propriétaire, ou son mandataire, peut l’adresser de manière dématérialisée à son locataire, si celui-ci a accepté expressément au préalable ce mode de transmission. 

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Quelles sont les mentions obligatoires et recommandées ? 

Pour attester le paiement du loyer, la quittance doit comporter quelques mentions : 

• l’identification du bailleur et du/des locataire(s) (noms et prénoms) ; 
• l’adresse précise du bien loué
• l’identification du bail en cours ; 
• la période de location ; 
• le loyer et les charges (provision pour charges ou versement de charges forfaitaires) à faire apparaître séparément puis mentionner la somme totale reçue ; 
• la date de paiement ; 
• la signature du bailleur ou de son mandataire

Les bailleurs sociaux ont la même obligation que les bailleurs privés. Simplement, ils indiquent en plus le montant de la réduction de loyer de solidarité éventuelle. 

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4 autres questions sur la quittance de loyer

Combien de temps garder les quittances de loyer ? 

Le locataire doit conserver pendant 3 ans les quittances de loyer. Le bailleur a tout intérêt à conserver une copie des quittances délivrées. 

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A quel nom délivrer une quittance en cas de colocation ? 

Seuls les locataires mentionnés dans le bail, ou dans un avenant au contrat de location, peuvent figurer sur une quittance de loyer. Peu importe qui effectue le paiement. Peu importe la relation entre les locataires. 

Le locataire légal est tenu de payer le loyer et, par conséquent, de recevoir une quittance lorsqu’il a bien payé la totalité du montant. 

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Que faire en cas de paiement partiel ? 

En cas de paiement partiel, le bailleur ne doit pas délivrer une quittance mais un reçu des sommes versées ! Lorsque le versement est complet, la quittance annule et remplace alors le ou les reçus émis. 

Ainsi, en cas de non-paiement de la totalité du loyer, veillez à bien indiquer que vous émettez un reçu d'une partie de la créance, ainsi que les sommes encore dues. Il est bon de toujours distinguer le loyer et les charges. 

En l’absence de bail écrit ou après la résiliation du bail, les sommes versées peuvent faire l’objet d’un reçu pour indemnité d’occupation, et non pas d’une quittance de loyer. 

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Que faire si le bailleur refuse de remettre une quittance de loyer ? 

Si le loyer est payé et si le locataire en fait la demande, le bailleur a l’obligation de remettre une quittance. 

Refuser en cas de conflit avec le locataire est une mauvaise idée. 

Si le bailleur refuse de délivrer la quittance de loyer au locataire, celui-ci peut lui adresser une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception.

En l'absence de réponse ou en cas de refus du bailleur, il pourra saisir un juge pour obtenir une injonction de faire, qui obligera le bailleur à délivrer la quittance de loyer dans un délai déterminé. Une amende pourra être exigée au bailleur pour chaque jour de retard. 

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Comment simplifier la transmission des quittances de loyer ? 

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