Combien de temps garder les quittances de loyer ?

Vous êtes locataire ou bailleur et vous vous demandez combien de temps garder les quittances de loyer ? Existe-t-il une règle légale de conservation de ce document ? Dans quel but conserver ces documents ? Quelles sont les bonnes pratiques à adopter en matière de quittance de loyer ? Homepilot fait le point pour vous sur cette question. 

La conservation des quittances de loyer dans la loi

Notre vie personnelle est jonchée de documents administratifs. Si certaines personnes entassent ces documents pendant 50 ans avec pochettes et sous-pochettes, d’autres ont la phobie administrative et veulent s’alléger à chaque déménagement. 

Gardez en tête que la délivrance d’une quittance de loyer n’est pas une obligation légale. Le propriétaire a néanmoins l’obligation d’émettre une quittance gratuitement sur demande de son locataire.

L’objectif de la conservation des documents personnels est de prouver vos droits ou le respect de vos obligations. Il est donc préférable de conserver ces preuves tant qu’un litige peut surgir. 

Or, en matière de litige relatif à un logement, l’article7-1 de la Loi du 6 juillet 1989 prévoit un délai de 3 ans pour agir en justice. Le locataire et le bailleur doivent donc conserver tous les éléments relatifs au bail pendant cette période. 

Aussi, les quittances de loyer comme tout document relatif à la location d’une résidence principale sont à garder pendant 3 ans après la fin du bail. Cette durée concerne également le contrat de bail et l'état des lieux. La location de toute résidence principale, en location meublée comme en location nue est visée. 

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Bon à savoir : 

Si la quittance de loyer est adressée sous format numérique, vous pouvez la conserver sous ce format facilement. En revanche, si vous la recevez ou l’émettez sous un format papier, il est préférable de conserver l’original et de scanner le document pour détenir une version numérique. 

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Combien de temps conserver une quittance de loyer pour le locataire ? 

Les quittances de loyer sont un justificatif de paiement des sommes dues par le locataire. Elles lui permettent donc de prouver les sommes versées et leur destination. En effet, un simple relevé de compte bancaire prouvera que le locataire a versé une certaine somme à son bailleur ou à son gestionnaire locatif. Toutefois, impossible de prouver la destination précise des fonds : loyer de juin ou de juillet ? Paiement de charges en retard ? 

La quittance de loyer peut aussi servir de justificatif de domicile. En général, les administrations et organismes exigent des justificatifs récents, de moins de 3 mois ou de moins de 6 mois. 

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Combien de temps garder une quittance de loyer pour le propriétaire ? 

Le bailleur conserve également les quittances de loyer à titre de preuve des paiements reçus de son locataire. Il garde également les lettres de relance, les mises en demeure et les reçus en cas de paiement partiels. 

A l’échéance du bail, le propriétaire doit garder les quittances de loyer pendant 3 ans pour pouvoir agir en cas de litige. 

Enfin, c’est l'administration fiscale qui peut également s’intéresser aux preuves des loyers reçus. A défaut de présenter des quittances de loyer, le bailleur peut avoir du mal à justifier l'absence de paiement du loyer complet à certaines périodes. Le bailleur ne doit surtout pas délivrer une quittance au locataire en cas d'impayé partiel; il faut émettre un reçu qui atteste des sommes perçues et en attente. Il a alors tout intérêt à conserver un double des reçus émis en cas de paiements partiels. 

Et si vous vous simplifiez la gestion de vos biens locatifs ? Homepilot simplifie la vie des locataires et des bailleurs. Chacun retrouve ses quittances, sur la base de notre modèle de quittance de loyer, dans son espace privatif sécurisé en ligne. Au moment de quitter un logement, il n’y a qu’à télécharger tous ses documents en une seule étape. Chaque mois, entre le 26 et le 30, nous adressons un avis d’échéance avec le montant dû ainsi que la quittance de loyer du mois précédent, dès lors que l’intégralité des sommes ont bien été versées.  

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