Faire une quittance de loyer lorsqu’on est propriétaire bailleur peut paraître compliqué. Quelles sont les mentions nécessaires ? A quel moment l’effectuer ? Comment l’envoyer au locataire ? Dans le détail, beaucoup de questions taraudent le propriétaire au moment de réaliser une quittance de loyer. Le tour d’horizon complet des éléments à prendre en compte et les solutions pour louer tranquille !
Comment faire une quittance de loyer quand on est propriétaire bailleur ?
Une quittance de loyer libre sur la forme
Il n'existe pas de règle de forme pour établir une quittance de loyer. Aussi, le bailleur peut prévoir plusieurs solutions notamment :
- une modèle vierge, à partir d’un modèle de quittance de loyer, au format Word ou Excel, à éditer et à imprimer ;
- un carnet de quittances de loyer comme Exacompta, disponible dans le commerce ;
- une quittance de loyer manuscrite qu’il recopie.
Si le locataire est d’accord, vous pouvez adresser la quittance par voie dématérialisée.
Si vous confiez la gestion locative à un professionnel , votre locataire peut retrouver dans son espace personnel toutes les quittances de loyer à disposition. C’est plus simple et plus sécurisé. Côté bailleur, vous disposez des informations en temps réel sur le paiement du loyer et des charges.
Une quittance de loyer peu contraignante sur le fond
Si la forme est libre, que doit contenir le document ? La quittance atteste le paiement du loyer. Elle doit donc comporter :
- l’identification du bailleur (nom et prénom)
- celle du ou des locataire(s) (nom et prénom) ;
- l’adresse précise du bien loué ;
- la période de location concernée par la quittance ;
- le montant du loyer et des charges ;
- attestation du paiement du loyer et des charges, en les distinguant ;
- la date de paiement ;
- la signature du bailleur.
Si le locataire effectue un paiement partiel, le bailleur est tenu de délivrer un reçu.
Il peut être opportun d’ajouter une mention pour préciser que la quittance annule tout reçu antérieur en cas de paiement partiel,
La quittance doit être conservée pendant une durée de trois ans après la durée de la location. .
Une quittance à la demande du locataire
En outre, il est important de savoir que la quittance de loyer n’est pas obligatoire chaque mois ! Elle le devient simplement lorsque votre locataire en fait la demande.
Remettre ce document sur simple demande de son locataire est une obligation du bailleur. Ce dernier ne peut facturer aucun frais pour cette mission, pas plus que son gestionnaire ou mandataire de gestion locative. Remettre le document au locataire est un acte gratuit.
Éditer une quittance de loyer oblige à vérifier le bon paiement de la totalité du loyer. Cette vérification s’impose même si vous ne souhaitez pas adresser une quittance automatique chaque mois !
Les points à vérifier avant de faire une quittance de loyer
Le paiement complet du loyer
La quittance de loyer atteste le paiement total du loyer et des charges ! Par conséquent, le propriétaire doit être certain d’avoir reçu l’intégralité des sommes dues, loyer et charges, pour la période en cours. La quittance confirme la date de paiement, le montant versé (loyer + charges) et à quel titre.
En cas de paiement partiel, vous devez adresser un reçu attestant la somme remise.
Un fichier sécurisé
Soyez vigilant sur le format adressé ! Évitez d’envoyer un fichier modifiable comme une quittance sous Word ou Excel. Un locataire peu scrupuleux pourrait très facilement copier la quittance pour les autres mois (même si cela constitue une fraude).
Il est très simple de transformer en fichier .pdf votre document avant de l’adresser par voie électronique.
Un bail en cours
Enfin, une quittance de loyer ne concerne que le bail en cours d’exécution. Après la résiliation du contrat de location, vous pouvez adresser un reçu.
Comment un bailleur peut éviter de réaliser lui-même une quittance de loyer ?
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